Projeto Governo Sem Papel começará em Brusque em agosto; saiba como funcionará

Empresa vencedora da licitação fornece plataforma que deve gerar economia de mais de R$ 150 mil ao ano; custo foi R$ 65.3 mil

O projeto Governo Sem Papel, da Prefeitura de Brusque, deve começar a ser posto em prática a partir do final de agosto, com funcionamento total previsto para outubro. A 1Doc foi a empresa vencedora da licitação, e fornecerá sua plataforma online.

A primeira etapa, de acordo com o diretor da Secretaria de Governo e Gestão Estratégica, Thomas Haag, está em centralizar a comunicação oficial interna da prefeitura nesta plataforma: memorandos, ofícios internos, entre outros. O valor final do pregão foi R$ 65.304.

O principal desafio para o sucesso do projeto é a cultura e o hábito dos servidores. “Temos que sensibilizar o servidor, para que ele entenda este processo. A parte da implantação já está pronta. Nos anos 90 o servidor olhava para o e-mail e tinha dúvidas, hoje é uma ferramenta essencial. A plataforma vai no mesmo sentido. Haverá um processo de adaptação, para que a taxa de utilização chegue a 90% daqui a três meses.”

É prevista a economia de R$ 150 mil por ano aos cofres públicos, entre custos com folhas de papel e impressão e tempo de trabalho e deslocamento de servidores nas entregas dos documentos. Haag acredita que a estimativa ainda esteja subestimada.

“Só não questão do papel já teríamos estes R$ 150 mil, mas a cada ano a quantidade de papel aumenta. Há custos mais complicados de se contabilizar, como o uso de carro para a entrega de um documento, toda a parte de protocolo, e o custo de arquivo. Há espaços especiais para arquivo, mas isto sempre aumenta, até que os espaços precisem ser sempre ampliados.”

Todo ano, cerca de 50 mil folhas de papel são gastas com o envio de memorandos e ofícios. Todos os procedimentos passam a ser digitais, com o objetivo de aumentar produtividade e agilidade. Levando em conta o momento de pandemia, a troca de documentos e comunicações oficiais via sistema evita o contato físico e diminui as movimentações de servidores entre setores.

“Queremos continuar com outros processos, como nas questões de alvarás. Hoje a Fazenda já tem alguns processos eletrônicos. A ideia é tornar a maioria dos processos eletrônicos, sem necessidade de papel. É um primeiro passo. O servidor se acostuma primeiro, obtém a cultura digital, para depois irmos para processos mais complexos, e não o contrário.”

O Governo Sem Papel é um projeto previsto no eixo de gestão da Agenda Reestrutura Brusque, lançada em 2 de abril.